Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Vakka AI Oy (FO-nummer 3621436-9), Finland. Vakka AI Oy är ett helägt dotterbolag till Conventio Oy.

• Dataskydds- och informationssäkerhetsfrågor: tietoturva@vakka.ai — vi svarar inom en arbetsdag.
• Övriga frågor: asiakaspalvelu@vakka.ai.
• Vi har inte utsett ett dataskyddsombud enligt artikel 37 i dataskyddsförordningen. Ansvaret för dataskyddsfrågor ligger hos den teknikansvariga grundaren.

2. Två roller: personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

Som personuppgiftsansvarig behandlar vi tekniska logguppgifter om webbplatsens besökare, uppgifter om dem som kontaktar oss och om våra kunders kontaktpersoner, tjänstens användarkonton samt fakturerings- och supportuppgifter. På dessa tillämpas den här beskrivningen.

Som personuppgiftsbiträde behandlar vi det material som kunden lagrar i tjänsten: avtal, bilagor, uppgifter om avtalsparter, uppgifter och konversationer. I den rollen agerar vi för kundens räkning och enligt kundens instruktioner, och behandlingen omfattas av personuppgiftsbiträdesavtalet.

Om du är anställd hos en av våra kunder eller avtalspart till en kund och din begäran gäller material som lagrats i tjänsten, ska begäran riktas till den organisationen. Vi kan inte besvara begäranden som gäller kundens material på eget initiativ.

3. Webbplatsen vakka.ai

Webbplatsen sätter inga kakor och har varken besöksanalys, annonsnätverk, spårningspixlar eller formulär. Kontakt sker via e-post, och webbplatsen skickar inte dina uppgifter till tredje part.

Ditt val av tema (ljust/mörkt) sparas i webbläsarens lokala lagring. Det överförs inte till oss och kopplas inte till dig.

• Webbplatsens tekniska plattform producerar serverloggar (tidpunkt, sökväg, svarskod samt IP-adress och webbläsaridentifierare i den mån plattformen registrerar dem).
• Ändamål: webbplatsens tekniska funktion, felsökning och förhindrande av missbruk. Rättslig grund är berättigat intresse.
• Lagringstid: högst 3 månader.

4. Kontakter och försäljning

När du kontaktar oss eller vi diskuterar ett möjligt samarbete behandlar vi ditt namn, din e-postadress i arbetet, ditt telefonnummer, din organisation och befattning samt innehållet i vår kommunikation.

• Ändamål: att besvara kontakter, hålla demonstrationer, lämna offerter och förbereda en kundrelation.
• Rättslig grund: berättigat intresse i kommunikation mellan företag, eller åtgärder inför ingående av avtal.
• Lagringstid: högst 24 månader från den senaste kontakten om ingen kundrelation uppstår. Du kan när som helst begära radering.
• Vi skickar inte marknadsföring utan en särskild begäran eller en befintlig kundrelation, och varje utskick går att avsäga sig.

5. Användarkonton i tjänsten

Användarkonton skapas på kundorganisationens begäran. Organisationen bestämmer vem som får ett konto och vilka rättigheter kontot får.

• Uppgifter som behandlas: förnamn, efternamn, e-postadress i arbetet, telefonnummer (frivilligt), språkval, profilbild (frivillig), användaridentifierare, roller och behörigheter samt uppgifter för tvåfaktorsautentisering.
• Dessutom registreras inloggningar och användarens åtgärder i en granskningslogg. Loggraderna visar att något har skett — de innehåller inte dokumentinnehåll eller fältvärden.
• Tvåfaktorsautentisering (TOTP) är obligatorisk för alla användare och administratörer.
• Rättslig grund: avtalet med kundorganisationen samt berättigat intresse av att upprätthålla tjänstens säkerhet.
• Lagringstid: under kundrelationen. Kontot och loggarna raderas tillsammans med kundens material enligt punkt 9.

6. Fakturering och betalning

• Vi behandlar faktureringsuppgifter, prenumerationsuppgifter och kvitton.
• Betalkortsuppgifter behandlas av betalningsförmedlaren. Vi ser eller lagrar aldrig kortnumret: vi sparar endast den identifierare som betalningsförmedlaren returnerar, korttyp, de fyra sista siffrorna och giltighetstiden.
• Rättslig grund: avtal och lagstadgad skyldighet.
• Lagringstid: den tid bokföringslagen kräver, för verifikationer sex år från utgången av det kalenderår då räkenskapsperioden avslutades.

7. Support

• Av supportärenden behandlar vi kontaktuppgifter, ärendets innehåll och bifogade filer.
• Filer som bifogats ett supportärende raderas automatiskt efter två år. Själva konversationen bevaras under kundrelationen.
• Rättslig grund: avtal.

8. Mottagare och underbiträden

Vi säljer inte personuppgifter och lämnar inte ut dem för marknadsföringsändamål. Vi anlitar ett begränsat antal underbiträden: leverantör av molninfrastruktur, lagring, autentisering och e-postförmedling, språkmodelltjänster, betalningsförmedling och bokföring.

Underbiträdena namnges, med plats för behandlingen, i bilaga C till personuppgiftsbiträdesavtalet på den här webbplatsen. Listan hålls uppdaterad och ändringar meddelas kunderna 30 dagar i förväg.

Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter endast när lagen kräver det.

9. Lagringstider och radering

• Material som kunden lagrat i tjänsten: under kundrelationen. När avtalet upphör återlämnar vi materialet inom 30 dagar och raderar det — inklusive säkerhetskopior — inom 30 dagar efter återlämnandet. Ett raderingsintyg lämnas på begäran.
• Användarkonton och granskningslogg: raderas tillsammans med kundens material. Granskningsloggen raderas inte dessförinnan eftersom den är ett verktyg för kontroll av behörigheter.
• Kontakter och försäljningsdiskussioner: högst 24 månader.
• Webbplatsens tekniska loggar: högst 3 månader.
• Bokföringsmaterial: lagstadgad lagringstid. Detta material raderas inte på grund av en raderingsbegäran.

10. Var uppgifterna finns och överföringar utanför EU

All permanent lagring — dokument, databas, sökindex, säkerhetskopior och loggar — sker inom EU. Även AI-behandlingen sker i datacenter inom EU.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES. Om en överföring i framtiden skulle bli nödvändig avtalas den med kunden i förväg och genomförs med kommissionens standardavtalsklausuler.

11. Informationssäkerhet

• Överföring skyddas med TLS och lagrade uppgifter krypteras i vila. Bilagor märkta som konfidentiella krypteras med en kundspecifik nyckel.
• Behörigheterna är rollbaserade och kontrolleras vid varje begäran på ett enda centralt ställe.
• Tvåfaktorsautentisering är obligatorisk. Åtkomst till produktionsmiljön är begränsad till namngivna administratörsroller.
• Varje AI-svar granskas innan det visas: personbeteckningar och kontonummer blockeras alltid och blockeringarna loggas.
• En fullständig förteckning över tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder finns i bilaga B till personuppgiftsbiträdesavtalet.

12. AI och automatiserat beslutsfattande

Tjänsten använder AI för att extrahera, söka och sammanfatta avtalsuppgifter. De värden AI:n producerar är förslag: de märks som AI-genererade och bekräftas av en människa innan de används. Även uppgifter som AI:n föreslår kräver mänskligt godkännande.

Tjänsten fattar inga automatiserade beslut om dig som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Kundens material används inte för att träna AI-modeller — varken av oss eller av våra underbiträden.

13. Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, rätta felaktiga uppgifter, begära radering eller begränsning av behandlingen, invända mot behandling som grundas på berättigat intresse samt få uppgifterna i ett överförbart format. Om behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det.

• Skicka din begäran till tietoturva@vakka.ai. Vi svarar inom en månad. Vi verifierar din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.
• Om din begäran gäller material som en kund lagrat i tjänsten vidarebefordrar vi begäran till kunden och bistår kunden i handläggningen.
• Du kan lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är det dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

14. Ändringar i den här beskrivningen

Vi uppdaterar beskrivningen när vår behandling förändras. Datumet överst på sidan visar den senaste ändringen. Väsentliga ändringar meddelar vi våra kunder per e-post.