Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Vakka AI Oy (Y-tunnus 3621436-9), Suomi. Vakka AI Oy on Conventio Oy:n kokonaan omistama tytäryhtiö.

• Tietosuoja- ja tietoturva-asiat: tietoturva@vakka.ai — vastaamme yhden työpäivän kuluessa.
• Muut asiat: asiakaspalvelu@vakka.ai.
• Emme ole nimittäneet tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaista tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asioista vastaa teknologiasta vastaava perustaja.

2. Kaksi roolia: rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Rekisterinpitäjänä käsittelemme verkkosivuston kävijöiden teknisiä lokitietoja, yhteydenottajien ja asiakkaidemme yhteyshenkilöiden tietoja, palvelun käyttäjätilejä sekä laskutus- ja tukitietoja. Näihin sovelletaan tätä selostetta.

Käsittelijänä käsittelemme sitä aineistoa, jonka asiakas tallentaa palveluun: sopimuksia, liitteitä, osapuolitietoja, tehtäviä ja keskusteluja. Tässä roolissa toimimme asiakkaan lukuun ja sen ohjeiden mukaan, ja käsittelyyn sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta.

Jos olet asiakasorganisaatiomme työntekijä tai asiakkaamme sopimuskumppani ja pyyntösi koskee palveluun tallennettua aineistoa, osoita pyyntö kyseiselle organisaatiolle. Emme voi vastata asiakkaan aineistoa koskeviin pyyntöihin omasta aloitteestamme.

3. Verkkosivusto vakka.ai

Sivusto ei aseta evästeitä, eikä sillä ole kävijäanalytiikkaa, mainosverkkoja, seurantapikseleitä eikä lomakkeita. Yhteydenotot tapahtuvat sähköpostitse, eikä sivusto lähetä tietojasi kolmansille osapuolille.

Valitsemasi teema (vaalea/tumma) tallentuu selaimesi paikalliseen muistiin. Se ei siirry meille eikä sitä yhdistetä sinuun.

• Sivuston tekninen alusta tuottaa palvelinlokeja (pyynnön ajankohta, polku, vastauskoodi sekä IP-osoite ja selaintunniste siltä osin kuin alusta ne kirjaa).
• Käyttötarkoitus: sivuston tekninen toiminta, vikatilanteiden selvittäminen ja väärinkäytön estäminen. Käsittelyperuste on oikeutettu etu.
• Säilytysaika: enintään 3 kuukautta.

4. Yhteydenotot ja myynti

Kun otat meihin yhteyttä tai keskustelemme mahdollisesta yhteistyöstä, käsittelemme nimeäsi, työsähköpostiasi, puhelinnumeroasi, organisaatiotasi ja tehtävääsi sekä viestintänne sisältöä.

• Käyttötarkoitus: yhteydenottoihin vastaaminen, demot, tarjoukset ja asiakassuhteen valmistelu.
• Käsittelyperuste: oikeutettu etu yritysten välisessä viestinnässä, tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet.
• Säilytysaika: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, jos asiakassuhdetta ei synny. Voit pyytää poistoa milloin tahansa.
• Emme lähetä markkinointiviestejä ilman erillistä pyyntöä tai olemassa olevaa asiakassuhdetta, ja jokaisesta viestistä voi kieltäytyä.

5. Palvelun käyttäjätilit

Käyttäjätilit luodaan asiakasorganisaation pyynnöstä. Organisaatio päättää, kenelle tili luodaan ja mitkä oikeudet tili saa.

• Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, työsähköposti, puhelinnumero (valinnainen), kieliasetus, profiilikuva (valinnainen), käyttäjätunniste, roolit ja käyttöoikeudet sekä kaksivaiheisen tunnistautumisen tiedot.
• Lisäksi kirjautumiset ja käyttäjän tekemät toimenpiteet tallentuvat audit-lokiin. Lokirivit kertovat, että jotain tapahtui — ne eivät sisällä asiakirjojen sisältöä eivätkä kenttäarvoja.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen (TOTP) on pakollinen kaikille käyttäjille ja ylläpitäjille.
• Käsittelyperuste: asiakasorganisaation kanssa tehty sopimus sekä oikeutettu etu palvelun tietoturvasta huolehtimisessa.
• Säilytysaika: asiakkuuden ajan. Tilin ja lokitietojen poisto tapahtuu asiakkaan aineiston mukana kohdan 9 mukaisesti.

6. Laskutus ja maksaminen

• Käsittelemme laskutustietoja, tilaustietoja ja kuitteja.
• Maksukorttien tiedot käsittelee maksunvälittäjä. Emme näe emmekä tallenna korttinumeroa: tallennamme ainoastaan maksunvälittäjän palauttaman tunnisteen, korttityypin, numeron neljä viimeistä merkkiä ja voimassaoloajan.
• Käsittelyperuste: sopimus ja lakisääteinen velvoite.
• Säilytysaika: kirjanpitolain edellyttämä aika, tositteiden osalta kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

7. Tuki

• Tukipyynnöistä käsittelemme yhteystiedot, pyynnön sisällön ja siihen liitetyt tiedostot.
• Tukipyyntöön liitetyt tiedostot poistetaan automaattisesti kahden vuoden kuluttua. Keskustelu itsessään säilyy asiakkuuden ajan.
• Käsittelyperuste: sopimus.

8. Vastaanottajat ja alihankkijat

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin. Käytämme rajattua joukkoa alihankkijoita: pilvi-infrastruktuurin, tallennuksen, tunnistautumisen ja sähköpostin välityksen tarjoajaa, kielimallipalveluita, maksunvälitystä ja kirjanpitoa.

Alihankkijat on nimetty ja niiden käsittelyn sijainti kerrottu tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä C tällä sivustolla. Lista pidetään ajan tasalla, ja muutoksista ilmoitetaan asiakkaille 30 päivää etukäteen.

Luovutamme tietoja viranomaisille vain, jos laki siihen velvoittaa.

9. Säilytysajat ja poistaminen

• Asiakkaan palveluun tallentama aineisto: asiakkuuden ajan. Sopimuksen päätyttyä palautamme aineiston 30 päivän kuluessa ja poistamme sen — varmuuskopiot mukaan lukien — 30 päivän kuluessa palautuksesta. Poistotodistus toimitetaan pyynnöstä.
• Käyttäjätilit ja audit-loki: poistetaan asiakkaan aineiston mukana. Audit-lokia ei poisteta ennen sitä, koska se on käyttöoikeuksien valvonnan väline.
• Yhteydenotot ja myyntikeskustelut: enintään 24 kuukautta.
• Verkkosivuston tekniset lokit: enintään 3 kuukautta.
• Kirjanpitoaineisto: lakisääteinen säilytysaika. Tätä aineistoa ei poisteta poistopyynnön perusteella.

10. Tietojen sijainti ja siirrot EU:n ulkopuolelle

Kaikki pysyvä tallennus — dokumentit, tietokanta, hakuindeksit, varmuuskopiot ja lokit — sijaitsee EU-alueella. Myös tekoälykäsittely tapahtuu EU-alueella sijaitsevissa konesaleissa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos siirto tulisi tulevaisuudessa tarpeelliseksi, siitä sovitaan asiakkaan kanssa etukäteen ja se toteutetaan komission vakiosopimuslausekkeilla.

11. Tietoturva

• Tiedonsiirto salataan TLS-yhteydellä ja tallennettu data salataan levossa. Luottamuksellisiksi merkityt liitteet salataan asiakaskohtaisella avaimella.
• Käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja ne tarkistetaan jokaisella pyynnöllä yhdessä keskitetyssä kohdassa.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen. Tuotantoympäristön käyttöoikeus on rajattu nimettyihin ylläpitorooleihin.
• Jokainen tekoälyvastaus tarkastetaan ennen näyttämistä: henkilötunnukset ja tilinumerot estetään aina, ja estot kirjataan lokiin.
• Täydellinen luettelo teknisistä ja organisatorisista turvatoimista on tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä B.

12. Tekoäly ja automaattinen päätöksenteko

Palvelu käyttää tekoälyä sopimustietojen poimintaan, hakuun ja tiivistämiseen. Tekoälyn tuottamat arvot ovat ehdotuksia: ne merkitään tekoälyn tuottamiksi ja ihminen vahvistaa ne ennen käyttöä. Myös tekoälyn ehdottamat tehtävät edellyttävät ihmisen hyväksynnän.

Palvelu ei tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Asiakkaan aineistoa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen — ei meidän eikä alihankkijoidemme toimesta.

13. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella sekä saada tiedot siirrettävässä muodossa. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa.

• Lähetä pyyntö osoitteeseen tietoturva@vakka.ai. Vastaamme kuukauden kuluessa. Varmistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.
• Jos pyyntösi koskee asiakkaamme palveluun tallentamaa aineistoa, välitämme pyynnön kyseiselle asiakkaalle ja avustamme sitä pyynnön käsittelyssä.
• Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

14. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta, kun käsittelymme muuttuu. Päivämäärä sivun yläreunassa kertoo viimeisimmän muutoksen. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme sähköpostitse.